ECサイト基本システム

Bitrix24でタスクを作成する手順

前回、Bitrix24に登録するまでをご紹介しました。

Trelloはシンプルで簡単、使いやすいのですが、やはりタスク管理をしていくうえで、Chromeの拡張機能に依存してしまう部分が多いため、チームで使うには少々不...

今回は、タスクを作成する手順をご紹介します。登録できる項目が多いですが、慣れてしまえばそんなに難しくないと思いますよ。

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タスクを作成する手順

タスクを作成するには、マイページの右上にある「新しいタスク」という青いボタンをクリックします。

Bitrix24:タスク作成ボタン

基本的には、タスクのタイトルと内容、締め切りの日時を設定すればタスクが作成されます。

Bitrix24:新規タスク作成画面

タスクにチェックリストを追加したい場合は、「チェックリスト」という部分をクリックすると、チェックリストを追加できる項目が表示されますので、必要な数だけチェックリストを作成してください。

より詳細にタスクを設定したい場合は、「もっと見る」という部分をクリックすると、詳細設定項目が表示されます。

担当者

タスクの担当者を設定します。

Bitrix24:タスクの担当者など

複数人でBitrix24を使う場合は、タスクの内容を担当する人や、タスクの作成者、タスクの参加者、オブザーバーをそれぞれ指定することができます。1人で使う場合は、特に変更する必要はないでしょう。

締め切り

タスクの締め切り日時を設定します。

Bitrix24:タスクの締め切り日時

ここで設定した日時の24時間前になると「締切間近」という表示がされ、過ぎてしまうと「期限切れ」と表示されるようになります。

日時を指定するカレンダーの右側にある「時間計画」をクリックすると、タスク開始日、所要時間、完了という項目が表示されます。それぞれ予定を入力できるので、作業の目安として設定するとよいでしょう。

「オプション」をクリックすると、締め切りに関してのオプション項目が表示されます。

  • 担当者は締め切りを変更できる
  • 週末と休暇をスキップする
  • 完了したらタスクを承認する
  • サブタスク日付からタスク日付を導出する
  • すべてのサブタスクが完了したときにタスクを自動的に完了する

タスクを運用する上で便利な機能もあるので、適宜設定してみましょう。

プロジェクト

タスクをどのプロジェクトに所属させるかを設定します。

Bitrix24:タスクの所属プロジェクト

チームで利用する場合は、複数のプロジェクトを登録していくと思いますので、どのプロジェクトのタスクなのかを正しく設定しましょう。

「プロジェクトの作成」をクリックすることで、新規にプロジェクトを作成することもできます。

タイムトラッキング

タスクの計画時間を設定します。

Bitrix24:タスクのタイムトラッキング

このタスクを、どれくらいの時間で完了させるかの予定時間を設定できます。

タスクをリマインドする

タスクにリマインダーを追加します。

Bitrix24:タスクのリマインダー

タスク単位でリマインダーを設定することができますので、このタスクは上司のみに通知、このタスクは所属全員に通知、など、細かく設定できます。

繰り返しタスク

このタスクを繰り返すかどうかを設定します。

Bitrix24:タスクの繰り返し

繰り返す頻度は、日・週・月・年の4パターン。その下は…直訳しているのか何なのか、よく意味がわかりません。わからないので、特に触っていません。意味不明ですね(笑)

繰り返しを終了する条件は、上から終了日を指定しない、終了日を日付で指定、繰り返す回数で指定、の3パターンがあるようです。

ガントチャート

このタスクをガントチャートに表示するとき、どのタスクの後に表示させるかを設定します。

Bitrix24:タスクのガントチャート位置

ガントチャート上で、ここで指定したタスクの後に、このタスクが挿入されます。

CRM

CRMについての設定をします。

Bitrix24:タスクのCRM

自分はこの機能を使用していませんので、ここで設定したものがどう反映されるのかはわかりません。

サブタスク

このタスクの子タスクを設定します。

Bitrix24:タスクのサブタスク

このタスクを親タスクとし、子タスクとなるタスクをここで設定することで、サブタスク(子タスク)の管理が一元化できます。

タグ

このタスクにタグを設定します。

Bitrix24:タスクのタグ

インスタグラムなどでよくみられるハッシュタグを付けられます。タグでグループ分けをしておくことで、タスク検索時にタグで検索するなど、探すのが容易になります。

依存するタスク

このタスクが依存するタスクを指定します。

Bitrix24:タスクの依存タスク

サブタスクと似ていますが、サブタスクが親子関係なのに対し、依存するタスクは兄弟関係になります。依存するタスクを指定すると、こんな感じで表示されます。

Bitrix24:タスクの依存タスクを設定したところ

タスクの保存

最後に、このタスクを保存します。

Bitrix24:タスクの処理ボタン

緑色の「タスクを追加する」をクリックすると、タスクを追加してタスクウィンドウを閉じます。

「タスクを追加して別のタスクを作成する」をクリックすると、タスクを追加した後に、新規タスク追加ウィンドウが表示されます。

「キャンセル」をクリックすると、このタスクの追加をキャンセルします。

「テンプレートとして保存する」にチェックを入れておくと、このタスクをテンプレートとして保存します。

タスクの運用

タスクの開始

タスクを作成したら、あとは運用です。タスクを開始するときは、タスク画面で「開始」をクリックします。

Bitrix24:タスクの状況ボタン(初期状態)

または、かんばん表示の場合は、タスクカードの右下にカーソルを合わせると表示される、再生アイコンをクリックすることでも開始できます。

Bitrix24:タスクのカード表示例

タスクの一時停止

開始したタスクは、一時停止することもできます。何らかの理由で、タスクに書かれた作業を中断するときなどに一時停止することになると思われます。こちらもタスク画面を開き「一時停止」をクリックします。

Bitrix24:タスクの状況ボタン(開始後)

かんばん表示の場合は、再生アイコンが一時停止アイコンに変わっているので、それをクリックすることで一時停止できます。

タスクの完了

タスクにかかれた作業が完了したら、タスク画面で「完了」をクリックします。または、かんばん表示の場合は、再生アイコンの右隣にあるアイコンをクリックします。

完了したタスクは、タスク一覧から見えなくなります。完了したタスクを確認したい場合は、タスク一覧「すべて」を表示し、検索窓にある「進行中」の×マークをクリックしてフィルタを解除すると、表示されます。

Bitrix24:タスク一覧の絞り込み

さいごに

Bitrix24でタスクを作成し、開始~完了までの手順をご紹介しました。ここまでの運用ができれば、Trelloとほぼ同じことができているはずです。

新たに作成したタスクは、かんばんでは一番左の列に追加されています。必要に応じて、列を変更しましょう。

かんばんの各列の頭に「+」マークがあり、この「+」マークをクリックすることでもタスクを作成することができます。ここからタスクを作成すると、プロジェクトと状態(かんばんの列に相当)が最初から設定された状態で始められますので、少しだけ手間が省けます。

タスク一覧とかんばんは連動しているので、サイボウズLiveとTrelloが合体したような感じで、個人的にはとても扱いやすいです。

Bitrix24は、「サイボウズLiveが使いやすかったのに!」と思っている方や、「Trelloのタスクが一覧表示もできればいいのに!」と思っている方には、特におすすめできるツールだと思います!

初稿:2019年8月2日
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コメント

  1. 竹内 より:

    こんにちは。

    日本語でBitrix24を紹介している数少ないサイトで、
    参考にさせていただいています。

    ご存じでしたら教えていただきたいのですが、
    作成したタスクを間違えて完了してしまった場合、
    そのステータスを戻す方法はあるのでしょうか?

  2. ヴェル より:

    竹内様

    こんにちは。参考にしていただきありがとうございます。

    早速ですが、完了してしまったタスクを戻す方法は、システム側で
    用意されていないように感じます。ヘルプでも確認してみましたが、
    それらしい記事はありませんでした。
    ※探し方が悪い可能性もありますが…

    妥協案というか、自分が代理案として使っている方法なのですが、
    まず、完了してしまったタスクをコピーし、新たにタスクを始めます。
    新しいタスクの「ガントチャート」「サブタスク」「依存するタスク」の
    いずれかに、完了させてしまったタスクを指定し、つながりを持たせます。
    これで、タスクを引き継いだように見せかけています。

    チェックリストやコメントなどを引き継ぐことができないのが難点ですが、
    このような運用でカバーする方法はいかがでしょうか。

  3. 竹内 より:

    ご回答ありがとうございます。
    簡単に完了できてしまうだけに、タスクを戻すのができないのは意外ですね。
    Undoできるだけでもだいぶ違うような気がしますが…。

  4. ヴェル より:

    竹内様

    ご返信ありがとうございます。
    私も同じように思いましたが、この辺の割切が海外製品らしいかな、とも思えます。
    もし方法が見つかったり、今後実装された場合は、記事の修正でご紹介しますね。